Facebook Events – so wirst du zum Veranstaltungsprofi!

Als Social-Media-Consultant und Inhaber einer Event-Agentur begegnen mir im digitalen Alltag neben ein paar guten Beispielen auch haufenweise schlecht bis extrem schlecht beworbene Veranstaltungen. In diesem Artikel möchte ich nun zeigen, wie man Facebook Events richtig darstellt und bewirbt. Dazu greife ich auf meine nun neunjährige Erfahrung als Veranstalter im Bereich Disco/Club-Events/Partys sowie große Tanzveranstaltungen zurück, die Tipps aus diesem Artikel lassen sich aber auch auf andere Arten von Veranstaltungen anwenden.

Facebook Events

Wie wichtig Facebook für den Bereich Marketing ist, habe ich euch bereits in meinem Artikel zum Thema Facebook Werbung erklärt. Dass sich Facebook geradezu optimal für die Bewerbung von Veranstaltungen eignet, erschließt sich daraus fast von selbst.

Facebook Events: denk an die Basics

Ort, Datum, Uhrzeit – die Eckdaten deines Facebook Events sollten beim Erstellen der Veranstaltung sauber und ordentlich eingetragen werden. Man wundert sich, wie oft schon allein dieser Punkt nicht beachtet wird. Ohne sie weiß man als User weder, wo  die Veranstaltung stattfindet, noch um wieviel Uhr sie beginnt.

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Auch sollte ein beschreibender Text verfasst werden, der erklärt, worum es bei deinem Event geht. Hier aber bitte keine Romane verfassen. Bei Veranstaltungen gilt genauso wie auch überall sonst auf Facebook: weniger ist mehr – keiner hat Lust auf ellenlange Textwände! Solltet Ihr doch mehr zu sagen haben oder wollt einen Künstler näher beschreiben, fangt mit den Keyfacts zu eurem Event an und geht erst dann ins Detail. Wer Lust hat weiter zu lesen, wird auch auf „mehr anzeigen“ klicken.

Packt auch weiterführende Links in den Event-Text. Für Links zum Online-Ticketvorverkauf bietet Facebook beim Erstellen von Veranstaltungen auch die Möglichkeit an, den Link fest im Event zu verankern.

Bildauswahl: das Auge feiert mit

Die Grafik ist ein großes Thema bei Veranstaltungen. Hier bietet sich dem Auge oft ein grausiger Schauplatz an schlecht freigestellten „Models“ und zusammengewürfelten, bunten, textüberladenen Grafiken. Auch der Begriff Nutzungsrechte scheint vielen Veranstaltern nicht geläufig zu sein. Überall sieht man Flyer und Plakate mit Gesichtern von Stars und Sternchen, die vorher bei Google zusammengesucht wurden. Das ist verboten – also Finger weg!

Nur weil du Paint öffnen kannst, bist du kein Grafiker. Gebe die grafische Darstellung deines Events lieber in professionelle Hände. Ich habe in meinen neun Jahren als Veranstalter noch nie eine Grafik selber gebaut, weil ich es einfach nicht kann und auch keine Zeit habe, den Umgang mit Grafikprogrammen zu lernen. Wer eine hochwertige Veranstaltung bieten will, sollte sie auch auf einem gewissen Level darstellen und bewerben. Natürlich beherrscht man nicht alles auf dem Profi-Level. Mein Tipp: Gib auch Aufgaben ab und teile dir so die Arbeit auf!

Dass alle Grafiken zu deinem Event in einer einheitlichen CI designt werden sollten, versteht sich von selbst. Bei allen Online-Grafiken, ob auf Facebook oder woanders, sowie bei allen Print-Anzeigen sollte klar werden, dass es sich um ein und dieselbe Veranstaltung handelt.

Spammen – ja oder nein?

Nehmen wir an, dein Event ist erstellt und du möchtest nun die ganze Welt davon wissen lassen. Wo also anfangen? Als Erstes solltest du deine Freundesliste zur Veranstaltung einladen. Als Veranstalter ist es von Vorteil, ein großes Netzwerk von „Freunden“ auf Facebook zu haben. Oft ergibt sich das aus dem Job heraus auch von selbst. Wer möchte nicht mit demjenigen befreundet sein, der immer „Gästeliste klar machen“ kann.

Die Funktion des Einladens hat Facebook vor einiger Zeit auf 500 Personen begrenzt. Du solltest dir also genau überlegen, wen du einlädst und überwiegend Leute auswählen, die wahrscheinlich auch an deinem Event interessiert sind. Du verschwendest sonst wertvolle Plätze auf deiner virtuellen Gästeliste.

Des Weiteren ist es sinnvoll, auch andere Leute damit zu beauftragen, ihre Freunde zu deiner Veranstaltung einzuladen. Am besten Personen, die in anderen Kreisen als du verkehren und somit Leute einladen können, die sich nicht in deiner Freundesliste befinden. Oft lassen sich diese „Supporter“ durch Gästelistenplätze gewinnen – eine Hand wäscht die andere ;-).

Sind nun genug Leute eingeladen, solltest du regenmäßig IN das Event posten – Infos zur Veranstaltung, die DJs oder Künstler vorstellen, auf den Vorverkauf hinweisen, usw. Jeder, der auf „Zusagen“ oder „Interessiert“ geklickt hat, bekommt dann eine Meldung von Facebook. Hiermit solltest du in den Wochen vor dem Event locker beginnen und zum Ende hin die Intensität steigern. Je nachdem, wie groß deine Veranstaltung ist und wie lange die Promophase läuft. In das Event posten solltest du am besten über die Seite, die das Event erstellt hat (deine Event-Agentur, die Seite des Clubs/der Location), nicht über dein privates Profil.

Dennoch solltest du natürlich hin und wieder Beiträge zur Veranstaltung absetzen, über dein privates Profil und in deiner eigenen Chronik. Das persönliche Hinweisen auf Veranstaltungen ist mindestens genauso wichtig wie das Posten mit/über offiziellen Seiten. Sage auch deinen Supportern, dass sie hin und wieder etwas posten sollen. Dadurch, dass viele unterschiedliche Personen dein Event oder damit verbundene Beiträge teilen, entsteht der Eindruck, dass deine Veranstaltung „angesagt“ ist – auch hier zählt der persönliche Faktor immens.

Hast du Zugriff auf die Seite des Club/der Location deines Events, solltest du auch hier regelmäßig unterschiedliche Beiträge posten. Generell ist nochmals zu betonen, dass sich deine Bemühungen und die Häufigkeit deiner Beiträge, egal ob von deinem privaten Profil oder von offiziellen Seiten, langsam steigern sollten, je näher das Datum rückt. In der letzten Woche vor der Veranstaltung ist es vollkommen in Ordnung, täglich Beiträge abzusetzen.

Mach dir einen Marketingplan für dein Facebook Event

Nutze auch die Möglichkeiten der Werbeanzeigen von Facebook. Mit beworbenen Beiträgen kannst du erstens weitere Leute erreichen, die nicht in deiner Freundesliste sind und zweitens genau die erreichen, die in die Zielgruppe fallen, die du mit deiner Veranstaltung ansprechen willst. Es lohnt sich, hier Geld auszugeben.

Da die Zusagen für ein Event auf Facebook immer unwichtiger werden, solltest du nicht nur den Veranstaltungslink (Facebook Werbeziele: Veranstaltungszusagen) bewerben, sondern dein Budget auf verschiedene Beiträge und Ziele aufteilen. Wenn du einen Video-Trailer oder ein anderes Video besitzt, welches zu deinem Event passt, solltest du dieses auf jeden Fall bewerben – Videos funktionieren auf Facebook einfach am besten. Dazu noch Budget auf ein Gewinnspiel (Stichwort Tickets bzw. freien Eintritt verlosen) setzen und du erreichst mit großer Wahrscheinlichkeit viele Interaktionen und hohe Reichweiten

Um einen Überblick zu behalten, solltest du einen Marketingplan erstellen. Wann fängst du an zu deinem Event einzuladen, wann postest du welchen Beitrag, wann beginnen die Werbeanzeigen, wann startest du dein(e) Gewinnspiel(e), usw. – besonders bei größeren Veranstaltungen mit Promophasen, die über mehrere Monate laufen, ist ein Marketingplan unabdingbar.

Facebook-Marketing für KMU

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